A. Nadační rejstřík
Nadace i nadační fondy jsou zapsány v nadačním rejstříku, který je součástí veřejného rejstříku – informačního seznamu veřejné správy, který je veden v elektronické podobě. Nedílnou součástí veřejného rejstříku je sbírka listin, do které se zakládají v digitální formě zákonem stanovené listiny.
Nadační rejstřík vedou krajské soudy, pro hl. město Prahu a Středočeský kraj Městský soud v Praze.
Právní rámec nadačního rejstříku upravuje zákon č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a o evidenci svěřenských fondů (dále jen „rejstříkový zákon“).
Nadace a nadační fond vzniká zápisem do nadačního rejstříku. Návrh na zápis nadace i zápis nadačního fondu do nadačního rejstříku podává zakladatel/é.
Není-li to možné, např. jediný zakladatel po založení nadace před podáním návrhu na zápis do nadačního rejstříku zemřel, a neurčilli zakladatel něco jiného, podá návrh na zápis jménem nadace nebo nadačního fondu její/jeho správní rada (§315 OZ a §32 rejstříkového zákona).
S nadačním rejstříkem jsou nadace i nadační fond v kontaktu po celou dobu své existence vzhledem k povinnosti zapisovat do nadačního rejstříku všechny změny v něm zapsaných údajů a zakládat do sbírky listin stanovené listiny.
Do nadačního rejstříku se zapisují následující údaje (§25 a §§31 - 34 rejstříkového zákona):
a) Název a sídlo
K návrhu na zápis sídla je nutné doložit písemný souhlas majitele/majitelů nemovitosti, v níž je sídlo, s ověřeným podpisem majitele/majitelů.
b) Identifikační číslo
Je přiděleno při zápisu do rejstříku.
c) Právní forma
Nadace nebo nadační fond.
d) Účel nadace
Zapisuje se tak, jak je uveden v nadačním rejstříku.
e) Členové správní rady, členové dozorčí rady/revizor
Zapisují se všichni členové správní rady a dozorčí rady/revizor, u každého člena se zapisuje jméno a příjmení, datum narození, bydliště, funkce ve správní radě a dozorčí radě – předseda, místopředseda apod., datum vzniku a zániku členství i funkce.
U člena (právnické osoby) se zapisuje název, IČO, sídlo a fyzická osoba, která je zmocněna členem (právnickou osobou) zastupovat při výkonu členství v orgánu nadace nebo nadačního fondu.
K prvozápisu člena správní rady a dozorčí rady/revizora se dokládá prohlášení člena o tom, že splňuje všechny podmínky OZ pro členství a souhlas se zápisem do nadačního rejstříku (dále jen „prohlášení člena“) s ověřeným podpisem. U člena (právnické osoby) se dokládá prohlášení zastupující osoby.
Do nadačního rejstříku se zapisuje každá změna člena správní rady, dozorčí rady a revizora včetně znovujmenování do funkce po uplynutí funkčního období.
K zápisu se kromě prohlášení člena v tomto případě dokládá rozhodnutí o jeho jmenování nebo volbě, při ukončení členství jiným způsobem, než uplynutím funkčního období se dokládá doklad o způsobu zániku členství, např. doklad o rezignaci, rozhodnutí o odvolání.
Dojde-li ke změně bydliště člena správní rady, dozorčí rady nebo revizora, ke změně jména nebo k úmrtí, není nutné o zápis takové změny žádat. Tuto změnu provede rejstříkový soud i bez návrhu na základě údajů z registru obyvatel, s nímž veřejný rejstřík sdílí údaje.
Zápis člena správní rady, dozorčí rady nebo revizora má tzv. deklaratorní charakter, ke vzniku členství dochází dnem, k němuž byl jmenován/zvolen.
f) Počet členů správní rady a počet členů dozorčí rady
g) Způsob jednání správní rady
Způsobem jednání správní rady se zde rozumí způsob, jakým správní rada zastupuje nadaci nebo nadační fond navenek (např. nadaci zastupuje předseda správní rady samostatně).
h) U nadace výše nadačního kapitálu
U nadačního kapitálu se zapisují i jeho změny. K zápisu změny se dokládá příslušné rozhodnutí o provedené změně. Do nadační rejstříku se nezapisuje skladba nadační jistiny.
i) Zakladatelé
U každého zakladatele se zapisuje jméno a příjmení, datum narození, bydliště, u právnické osoby se zapisuje název, sídlo a IČO. Dále se zapisuje výše vkladu každého zakladatele a rozsah splnění vkladové povinnosti.
U soukromé nadace a nadačního fondu mohou být na jejich návrh znepřístupněny veřejnosti údaje o zakladatelích, o jejich vkladu a rozsahu splnění jejich vkladové povinnosti.
j) Další skutečnosti, které stanoví zákon nebo o jejichž zápis nadace nebo nadační fond požádá, má-li na takovém zápisu právní zájem
Do rejstříku se ze zákona zapisuje, například při zrušení nadace nebo nadačního fondu s likvidací, výzva věřitelům, aby se přihlásili o své pohledávky ve lhůtě dvou měsíců a 15 dnů na adresu likvidátora.
Rozhodování o povolení zápisu nadací nebo nadačním fondem požadované skutečnosti je na posouzení rejstříkového soudu, zda uzná nadací či nadačním fondem deklarovaný právní zájem za relevantní pro povolení zápisu. Může se jednat například o zápis osoby ředitele, který zastupuje nadaci nebo nadační fond na základě plné moci.
Rejstříkový zákon dále upravuje skutečnosti zapisované při přeměnách, při zrušení a likvidaci právnických osob, tato úprava se vztahuje i na nadace a nadační fondy.
Nadace/nadační fond mohou společně s návrhem na zápis, resp. jeho změnu do nadačního rejstříku podat i návrh na znepřístupnění údajů pro veřejnost o členech svých orgánů a o svém sídle. Soud může údaje znepřístupnit na základě odůvodněného veřejného zájmu, který např. sleduje ochranu zdraví osob činných v oblasti boje proti násilí nebo nesnášenlivosti, případně proti jiným sociálně patologickým jevům (§25 odst. 2 rejstříkového zákona).
------------------------------------------------------
B. Sbírka listin
Sbírka listin (dále jen „SL“) je veřejně dostupný elektronický archiv, který obsahuje důležité listiny týkající se právnických osob zapsaných ve veřejném rejstříku, u nichž zákon stanoví povinnost tohoto jejich zveřejnění.
a) Nadační listina a statut a všechny jejich změny.
b) Rozhodnutí o volbě nebo jmenování, odvolání nebo jiném předčasném ukončení funkce členů správní rady, dozorčí rady a revizora (např. oznámení odstoupení, rozhodnutí o odvolání), dále likvidátora, insolvenčního správce.
Je-li rozhodnutí o volbě nebo jmenování člena správní rady, dozorčí rady/revizora součástí zápisu ze zasedání správní rady, popř. dozorčí rady, která měla na programu i další body jednání, doporučuji soudu předložit pouze výpis ze zápisu ze zasedání, z něhož bude zřejmé datum konání zasedání, přítomné osoby a usnášeníschopnost a rozhodnutí o jmenování nebo volbě.
S ohledem na veřejný přístup ke SL není nutné zveřejňovat zápis z celého zasedání správní rady, na jehož programu mohou být i záležitosti, které nejsou určeny ke zveřejnění.
c) Výroční zprávy nadace (jejichž součástí je řádná účetní závěrka), řádná účetní závěrka nadačního fondu, mimořádná účetní závěrka nadace a nadačního fondu.
Nadační fond nemá povinnost vydávat výroční zprávu, má však povinnost zakládat do SL řádnou a mimořádnou účetní závěrku.
d) Rozhodnutí o zrušení nadace/nadačního fondu, konečná zpráva likvidátora o průběhu likvidace.
e) Smlouva o sloučení nadace, nadačního fondu, rozhodnutí o jejím schválení, rozhodnutí o změně právní formy nadace na nadační fond, rozhodnutí o změně právní formy nadačního fondu na nadaci.
f) Posudek znalce na ocenění nepeněžitého vkladu při založení nadace nebo nadačního fondu nebo při navýšení nadačního kapitálu.
g) Rozhodnutí ve věcech insolvenčního řízení.
h) Rozhodnutí soudu o změně účelu nadace.
i) Rozhodnutí správní rady nadace o zvýšení nebo snížení nadačního kapitálu: Zde obdobně jako u bodu b) - doporučení předložit pouze výpis ze zápisu ze zasedání.
j) Smlouvu mezi nadací a dárcem o vložení daru do nadační listiny, ve které je omezena dispozice s tímto majetkem.
Nezaloží-li nadace/nadační fond do SL povinně zakládané listiny, může jí/jej soud vyzvat, aby tak učinil/a ve stanovené lhůtě. Pokud není této výzvě vyhověno, může soud uložit nadaci/nadačnímu fondu pořádkovou pokutu až do výše 100.000 Kč (§104 rejstříkového zákona).
Pokud by nadace/nadační fond nesplnil/a opakovaně povinnost na výzvu soudu založit do SL listiny, které mají být založeny, nebo může-li mít nesplnění takové povinnosti závažné důsledky pro třetí osoby a je na tom právní zájem, může rejstříkový soud i bez návrhu zahájit řízení o zrušení nadace/nadačního fondu s likvidací. Na tuto skutečnost soud nadaci/nadační fond upozorní a poskytne jí/mu přiměřenou lhůtu k odstranění nedostatků (§105 OZ).
Za závažné porušení s důsledky pro třetí osoby se považuje zejména nezaložení aktualizovaného znění nadační listiny a statutu, rozhodnutí o volbě nebo jmenování členů správní rady, výroční zprávy nadace a řádné účetní závěrky nadačního fondu. Členové správní rady nadace/nadačního fondu, která/ý i přes výzvu soudu nesplní povinnosti vůči SL, porušují péči řádného hospodáře. V praxi to znamená, že po nich např. může nadace/nadační fond požadovat náhradu zaplacené pokuty.
Neudržování zápisu nadace a nadačního fondu v nadačním rejstříku nebo nedostatky v zakládání povinných listin do SL nemusí mít a nemá zpravidla shora uvedené sankční následky, ale může mít dopad na kredibilitu nadace/nadačního fondu. V případě dotačních řízení mohou být tyto nedostatky překážkou v poskytnutí dotace.
------------------------------------------------------
C. Rejstříkové řízení
Rejstříkové řízení vedou krajské soudy a pro hl. město Prahu a Středočeský kraj Městský soud v Praze. Místně příslušný je soud podle sídla nadace/nadačního fondu.
Soud komunikuje s nadací/nadačním fondem ve věcech zápisu do nadačního rejstříku elektronicky cestou datové schránky. Nadace/nadační fondy mohou návrhy (včetně dalších návrhů jako je např. doplnění) podávat písemně nebo též elektronicky viz dále.
Rejstříkové řízení se zahajuje na návrh nadace/nadačního fondu. Má-li však být dosaženo shody mezi zápisem určité skutečnosti, např. složení správní rady, a skutečným stavem, lze řízení zahájit i bez návrhu.
Navrhovatelem je vždy nadace nebo nadační fond, nikdy ne např. předseda správní rady. Návrh musí být za nadaci/nadační fond podepsán způsobem, který má nadace/nadační fond zapsán v nadačním rejstříku jako způsob jednání správní rady.
Podává-li návrh na zápis jiná osoba na základě plné moci, musí být tato plná moc ověřeně podepsána a musí být přiložena k návrhu.
Návrh na zápis má být podán bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodné skutečnosti, např. rozhodnutí o volbě nebo jmenování nových členů správní/dozorčí rady.
Neplní-li nadace/nadační fond povinnost podat návrh na změnu zápisu do 15 dnů ode dne, kdy tato povinnost vznikla, tj. kdy došlo ke skutečnosti, která mění v rejstříku zapsaný údaj, může návrh na změnu zápisu podat ten, kdo na něm doloží právní zájem a k návrhu doloží potřebné listiny.
Jako příklad lze uvést situaci, kdy skončí členství ve správní radě a nadace/nadační fond nepodá návrh na změnu zápisu. Člen správní rady, jehož funkce skončila, může po marném uplynutí 15denní lhůty podat sám rejstříkovému soudu návrh na svůj výmaz z nadačního rejstříku, k němuž doloží skončení funkce, např. odkazem na délku funkčního období v nadační listině a datum vzniku jeho členství zapsané v nadačním rejstříku, nebo doloží rezignační dopis – zde však nutno počítat s dvouměsíční lhůtou podle §160 OZ.
Návrh na zápis zapisované skutečnosti do nadačního rejstříku lze podat pouze na formuláři, který se vyplní elektronicky na webových stránkách www.justice.cz.
Vyplněný formulář lze soudu podat vytištěný v listinné podobě s ověřeným podpisem nebo v elektronické podobě prostřednictvím datové schránky nadace nebo nadačního fondu. Při zastoupení advokátem v rejstříkovém řízení podává návrh prostřednictvím své datové schránky advokát.
K návrhu musí být doloženy listiny o skutečnostech, které mají být do rejstříku zapsány, a listinami, které se zakládají do SL.
Listiny mohou být podány v listinné podobě v originále, v ověřené kopii nebo elektronicky. Listiny podávané v elektronické podobě musí být opatřeny buď zaručeným elektronickým podpisem, nebo doložkou konverze. Konverzí je úplné převedení dokumentu z listinné podoby do elektronického dokumentu s připojením doložky o provedení konverze [1] §22 odst.2 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
Digitalizaci dokumentů do konvertované podoby provádějí kontaktní místa veřejné správy - CzechPoint - nebo za stanovených podmínek advokáti či notáři.
Jestliže návrh na zápis trpí vadami, vydá rejstříkový soud do 3 pracovních dnů usnesení, kterým vyzve navrhovatele k odstranění vad návrhu nebo k doplnění chybějících listin a stanoví k tomu lhůtu, která bývá obvykle 15 nebo 30 dnů. Opakovaná výzva se nepřipouští.
Nedodržení lhůty má za důsledek odmítnutí návrhu. Není-li nadace/nadační fond schopna/schopen ve stanovené lhůtě opravu nebo doplnění návrhu provést, může požádat soud o prodloužení lhůty, jehož délku soudu navrhne.
Rejstříkový soud usnesením návrh na zápis odmítne, jestliže:
a) byl podán osobou, která k návrhu není oprávněna,
b) nebyl podán předepsaným způsobem,
c) neobsahuje všechny předepsané náležitosti,
d) je nesrozumitelný nebo neurčitý,
e) k němu nebyly připojeny ani po výzvě soudu listiny, jimiž mají být doloženy údaje o zapisovaných skutečnostech.
V usnesení, kterým rejstříkový soud návrh na zápis odmítne, se uvedou důvody odmítnutí, včetně poučení, jak lze nedostatky odstranit. Jestliže soud návrh odmítne, je možné ho po odstranění nedostatků, pro které byl odmítnut, podat znovu.
Soud při odmítnutí návrhu nevrací k návrhu přiložené listiny, ty zůstávají založené v rejstříkovém spise, který soud pro každou nadaci/nadační fond vede. Je tedy možné při podání opraveného návrhu na ně odkázat.
Netrpí-li návrh žádnými vadami, rozhodne soud o zápisu usnesením, nebo provede tzv. přímý zápis, aniž by o tom vydával usnesení, zpravidla do 5 pracovních dnů. V případě návrhu na zápis přeměny (fúze, změna právní formy) může být tato lhůta delší.
Proti usnesení o zápisu do nadačního rejstříku má nadace/nadační fond právo na podání odvolání ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení. Rozhodnutí tak nabývá právní moci až marným uplynutím lhůty pro odvolání.
Nadace/nadační fond má možnost soudu sdělit, že se práva na odvolání proti usnesení, kterým bylo rozhodnuto o zápisu, resp. o změně zápisu, vzdává. V takovém případě nabývá rozhodnutí právní moci dnem doručení vzdání se odvolání soudu.
Je-li rozhodnutí o změně zápisu pravomocné, projeví se ve výpise nadace/nadačního fondu na www.justice.cz zpravidla během 2 - 3 pracovních dnů.
Pokud soud návrh odmítne a nadace nebo nadační fond jsou přesvědčeni, že jejich návrh byl v pořádku a nesouhlasí s usnesením soudu o odmítnutí, mohou podat odvolání k Vrchnímu soudu v Praze nebo v Olomouci podle místní příslušnosti ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení usnesení rejstříkového soudu.
Při zpracování odvolání doporučuji obrátit se na advokáta, protože odvolání musí být postaveno na právní argumentaci proti odmítavému usnesení rejstříkového soudu a pro laika může být zpracování odvolání složité. Při vstupu do odvolacího řízení je však nutné počítat s tím, že pro rozhodnutí o odvolání není stanovena žádná lhůta. Odvolací řízení trvá v řádu měsíců.
